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I 10 passi per adottare decisioni informate e massimizzare i benefici della transizione verso lo smart working – 2

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“Nel panorama aziendale, le risorse umane sono al centro dell’attenzione. La loro qualità e competenza rappresenta un autentico vantaggio competitivo quindi lo sviluppo collettivo e individuale è l’obiettivo primario per le imprese. Proseguendo il nostro percorso per guidare un’azienda nell’effettuare un’analisi dettagliata relativa alla progettazione o riprogettazione della propria organizzazione, il Teal di Progetto dovrà dedicare i prossimi passi, dal sesto al nono, per fornire formazione e supporto ai dipendenti per aiutarli a comprendere i vantaggi nell’adozione di nuove tecnologie e prepararli al cambiamento.

Sesto passo: elaborazione di politiche e procedure specifiche per regolare il lavoro in modalità smart working

Il team si occuperà di definire linee guida chiare e dettagliate su vari aspetti, tra cui:

  • Orari di lavoro: il team stabilirà regole riguardanti gli orari di lavoro, che potrebbero includere l’indicazione di fasce orarie fisse durante le quali i dipendenti devono essere disponibili per la comunicazione e la collaborazione, nonché la flessibilità nell’organizzazione del proprio tempo lavorativo, purché vengano rispettati gli obiettivi e le scadenze.
  • Comunicazione interna: Saranno definite modalità efficaci di comunicazione interna, che potrebbero includere l’uso di piattaforme digitali per la condivisione di informazioni e la collaborazione tra colleghi, nonché la pianificazione di incontri periodici motivazionali e di verifica dei risultati parziali per garantire un flusso costante di comunicazione e informazione.
  • Gestione dei progetti: Saranno stabilite procedure per la gestione dei progetti in modalità smart working, comprese le modalità di assegnazione delle attività, il monitoraggio dei progressi e la valutazione dei risultati. Potrebbero essere adottati strumenti digitali per la gestione dei progetti e la condivisione di documenti e risorse.
  • Sicurezza informatica: Saranno implementate misure di sicurezza informatica per proteggere i dati aziendali sensibili e garantire la sicurezza delle connessioni remote dei dipendenti. Questo potrebbe includere l’uso di software di crittografia, l’implementazione di protocolli di autenticazione robusti e la sensibilizzazione dei dipendenti sulle best practice per la sicurezza informatica.

La nuova organizzazione deve prevedere la possibilità di crescita delle professionalità in azienda, promuovendo lo sviluppo collettivo e individuale dei dipendenti. Saranno adottate politiche e iniziative volte a favorire la formazione continua, l’acquisizione di nuove competenze e il miglioramento delle capacità professionali. Contribuendo così al successo aziendale e al benessere dei dipendenti.

L’obiettivo di queste politiche e procedure è garantire un ambiente di lavoro sicuro, collaborativo ed efficiente, che supporti la produttività, il benessere dei dipendenti e la crescita professionale.

Risorse Utili:

Settimo passo: fornire formazione e supporto ai dipendenti

Settimo passo: per poter fornire formazione e supporto ai dipendenti per aiutarli a comprendere i vantaggi nell’adozione di nuove tecnologie e prepararli al cambiamento, è opportuno organizzare un’analisi delle competenze per identificare le necessità formative per adattarsi allo smart working e all’utilizzo dei nuovi strumenti collaborativi. Logicamente, valutati i diversi livelli di competenza tecnologica, sviluppare programmi di formazione diversificati.

Nell’identificazione e implementazione degli Strumenti Collaborativi il Team multidisciplinare deve tenere conto di quanto la comunicazione è fondamentale per mantenere alta la motivazione e l’engagement dei dipendenti, con l’adozione dello smart working per promuovere un ambiente lavorativo positivo e produttivo.

  1.  Identificazione e Implementazione degli Strumenti Collaborativi:
    1. Condurre una valutazione delle esigenze aziendali e delle funzionalità richieste per gli strumenti collaborativi, tenendo conto dei processi aziendali esistenti e degli obiettivi strategici. Tali strumenti dovranno essere adattati alle esigenze specifiche dell’azienda integrandoli con gli strumenti e i sistemi informatici esistenti dell’azienda per massimizzare l’efficienza e la coerenza dei processi, configurando le impostazioni, i flussi di lavoro e le autorizzazioni in base ai requisiti aziendali.
    1. Identificare e selezionare gli strumenti digitali che facilitino la comunicazione, la condivisione di documenti e la collaborazione tra dipendenti, clienti e partner esterni.
  2. Fornitura di Supporto Continuo:
    1. Creare risorse online accessibili per fornire supporto continuo dopo la formazione iniziale, inclusi tutorial, guide rapide e forum di discussione per risolvere problemi e condividere best practice.
    1. Designare punti di contatto interni che possano fornire assistenza personalizzata ai dipendenti che incontrano difficoltà nell’adattarsi allo smart working e nell’utilizzo dei nuovi strumenti di lavoro.

Un passaggio cruciale per il successo della trasformazione è una efficace valutazione del lavoro in modalità smart working, al fine di individuare opportunità per un miglioramento continuo dei processi. Questo impatterà direttamente sulla capacità dei dipendenti nell’assumersi autonomamente le proprie responsabilità lavorative, senza la supervisione diretta di un superiore. Sarà fondamentale valutare la capacità organizzativa, la motivazione nel mantenere standard elevati di produttività e qualità del lavoro, anche in un contesto di lavoro remoto.

Ottavo passo: delineare le azioni e gli strumenti per implementare sistemi di monitoraggio e valutazione

Monitoraggio e Valutazione dell’Efficienza dello Smart Working:

  1. Definizione delle Metriche di Performance:
    1. Identificare e definire le metriche chiave di performance (KPI) che verranno utilizzate per valutare l’efficacia del lavoro in modalità smart working. Come la produttività, la qualità del lavoro, il tempo di completamento dei compiti e la soddisfazione dei dipendenti.
  2. Implementazione di Strumenti di Monitoraggio:
    1. Selezionare e implementare strumenti di monitoraggio appropriati per raccogliere dati sulle attività dei dipendenti in modalità smart working, come software di monitoraggio del tempo, strumenti di gestione dei progetti e sistemi di tracciamento delle attività.
    1. Assicurarsi che gli strumenti di monitoraggio rispettino la privacy e la sicurezza dei dipendenti e che siano conformi alle normative sulla privacy.
  3. Raccolta di Feedback dai Dipendenti:
    1. Condurre regolarmente sondaggi o interviste per raccogliere il feedback dei dipendenti sull’esperienza dello smart working, inclusi i punti di forza, le sfide incontrate e le raccomandazioni per migliorare il processo.
    1. Favorire un clima aperto e trasparente in cui i dipendenti si sentano a loro agio nel condividere le proprie opinioni e suggerimenti per migliorare il lavoro in modalità smart working.
  4. Analisi dei Dati e Identificazione di Aree di Miglioramento:
    1. Analizzare i dati raccolti dai sistemi di monitoraggio e le risposte dei dipendenti ai sondaggi per identificare tendenze, modelli e aree di miglioramento.
    1. Utilizzare gli insights ottenuti dall’analisi dei dati per apportare aggiustamenti ai processi aziendali, agli strumenti utilizzati e alle politiche di lavoro in modalità smart working.
  5. Iter di Miglioramento Continuo:
    1. Implementare cicli continui di miglioramento basati sui risultati del monitoraggio e della valutazione, adattando costantemente le strategie e le pratiche aziendali per massimizzare l’efficacia dello smart working.
    1. Coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo di miglioramento continuo, incoraggiandoli a proporre soluzioni innovative e a partecipare alla progettazione delle iniziative di miglioramento.

Nono passo: valutare come favorire la flessibilità, l’innovazione e il benessere dei dipendenti

Nono passo. Il Team di progetto deve valutare come promuovere una cultura aziendale che favorisca la flessibilità, l’innovazione e il benessere dei dipendenti, incoraggiando non solo la produttività ma anche il miglioramento della conciliazione tra lavoro e vita privata. Questo può includere politiche che supportino orari flessibili, giorni di lavoro compressi o periodi di pausa programmata per permettere ai dipendenti di gestire meglio i loro impegni personali e familiari.

È fondamentale individuare metodologie di comunicazioni chiare, efficaci e trasparenti riguardo ai cambiamenti che coinvolgano il personale attivamente nel processo di trasformazione. Metodologie che tengano anche conto del miglioramento della conciliazione tra lavoro e vita privata che la nuova organizzazione permette.

È importante dare ai dipendenti spazio per esprimere le proprie esigenze e preoccupazioni riguardo alla gestione del lavoro e delle responsabilità familiari. E cercare soluzioni che possano soddisfare entrambi gli aspetti. Inoltre, fornire risorse e supporto per affrontare le sfide legate alla conciliazione tra lavoro e vita privata, come consulenza per la gestione dello stress o l’equilibrio tra i diversi impegni personali e professionali, può contribuire a migliorare il benessere complessivo dei dipendenti e la loro produttività.


Articolo di Antonio Donnarumma

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