Rivoluzione Digitale e Smart Working: Verso una Nuova Era di Efficienza e Sostenibilità nel Lavoro

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Il 31 marzo 2024 segna una svolta significativa nel panorama lavorativo italiano, con la scadenza del termine per la proroga dello Smart Working “semplificato”, che ha accompagnato le aziende attraverso il periodo tumultuoso del lockdown del 2020. Questa proroga ha rappresentato una risposta tempestiva alle esigenze emergenti durante la pandemia, consentendo alle aziende di mantenere la continuità operativa e ai lavoratori di adattarsi a nuove modalità di lavoro.

In particolare, è fondamentale considerare gli sviluppi tecnologici nel contesto dell’Industria 4.0 e dell’Intelligenza Artificiale che hanno introdotto nuove possibilità di automazione, connettività e analisi dati nell’ambito della produzione e della gestione aziendale. La crescente adozione di queste tecnologie rende possibile una maggiore efficienza operativa e una migliore gestione delle risorse aziendali.

L’integrazione di questi strumenti tecnologici con le pratiche dello Smart Working offre opportunità di sinergia e ottimizzazione permettendo il lavoro in remoto accedendo alle risorse aziendali da qualsiasi luogo consentendo quindi una maggiore flessibilità e adattabilità per i lavoratori, riducendo al contempo la dipendenza da spazi fisici e risorse materiali. Inoltre, l’automazione dei processi produttivi e la gestione intelligente dei dati consentono alle aziende di ottimizzare le proprie operazioni e risorse, aumentando l’efficienza e riducendo i costi.

Questa combinazione rappresenta un punto di svolta nell’organizzazione aziendale. Non solo offre nuove opportunità per migliorare la produttività e l’efficienza aziendale, ma ha anche implicazioni significative per i rapporti tra lavoratori e datori di lavoro. La possibilità di lavorare in modo più flessibile e autonomo può portare a una maggiore soddisfazione e benessere favorendo una nuova cultura aziendale più inclusiva e collaborativa.

Inoltre, l’integrazione di queste pratiche può contribuire alla sostenibilità ambientale. Riducendo la dipendenza da spazi fisici e risorse materiali, le aziende possono ridurre il proprio impatto ambientale e promuovere pratiche di lavoro più sostenibili. In questo contesto, esplorare l’umore generale e le prospettive degli attori coinvolti può fornire importanti spunti per guidare miglioramenti significativi e promuovere una maggiore armonia e sostenibilità nell’ambiente lavorativo.

Le tecnologie di Industria 4.0, come l’Internet of Things (IoT), l’intelligenza artificiale (AI) e il cloud computing, permettono di automatizzare i processi produttivi, ottimizzare l’utilizzo delle risorse e migliorare la qualità del lavoro. L’automazione di compiti ripetitivi e l’analisi di dati in tempo reale consentono di velocizzare le attività e di prendere decisioni più precise, aumentando l’efficienza e la produttività aziendale.

Riduzione dei costi con l’utilizzo dell’AI:

Il report di Forrester del 2021 mette in evidenza il potenziale dell’intelligenza artificiale (AI) nel ridurre i costi aziendali. Grazie alla capacità di automatizzare processi complessi, analizzare grandi quantità di dati e prendere decisioni basate sull’apprendimento automatico, l’AI può portare a una riduzione dei costi del 10-20% nell’ambito produttivo. Questo è il risultato dell’ottimizzazione delle operazioni, della riduzione degli errori e degli sprechi e della maggiore efficienza complessiva garantita dall’utilizzo dell’AI. Le aziende che adottano soluzioni AI possono ottenere un vantaggio competitivo significativo, migliorando la loro capacità di rispondere alle esigenze del mercato e di fornire prodotti e servizi di alta qualità a costi competitivi.

Aumento della produttività con l’IoT:

L’indagine condotta da PwC nel 2022 evidenzia il ruolo fondamentale dell’Internet delle cose (IoT) nell’aumentare la produttività aziendale. Il 78% delle aziende che hanno adottato l’IoT ha registrato un aumento della produttività, grazie alla capacità di monitorare in tempo reale le attività, ottimizzare l’uso delle risorse e automatizzare i processi operativi. L’IoT consente alle aziende di raccogliere e analizzare dati provenienti da dispositivi connessi, consentendo una migliore comprensione delle dinamiche aziendali e l’implementazione di strategie più efficaci. Questi risultati confermano l’importanza dell’IoT come driver chiave della produttività aziendale nell’era dell’Industria 4.0.

Potenziale aumento della produttività con l’Industria 4.0:

Lo studio condotto dal McKinsey Global Institute nel 2023 evidenzia il potenziale significativo dell’Industria 4.0 nell’aumentare la produttività del lavoro. Grazie all’adozione di tecnologie avanzate come l’Internet delle cose (IoT), l’intelligenza artificiale (AI) e la robotica, le aziende possono ottimizzare i propri processi produttivi, ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza complessiva. Questo studio prevede che entro il 2030, l’implementazione su larga scala dell’Industria 4.0 potrebbe portare a un aumento della produttività del lavoro fino al 25%, offrendo significativi vantaggi competitivi e economici alle aziende che abbracciano questa trasformazione digitale.

Numerose aziende in diversi settori stanno sfruttando le potenzialità dell’automazione basata sull’intelligenza artificiale (AI) per ottimizzare le proprie operazioni e migliorare l’efficienza complessiva. Ad esempio, settore della logistica l’implementazione di un sistema di automazione basato sull’AI per la gestione del magazzino offre diverse funzionalità:

1. Monitoraggio dei livelli di scorte in tempo reale: Utilizzando sensori e dispositivi IoT, l’AI è in grado di monitorare costantemente i livelli di scorte nel magazzino. Questo permette all’azienda di tenere traccia delle quantità disponibili di ogni prodotto e di ricevere notifiche tempestive in caso di scorte basse o esaurite.
2. Ordinazione automatica dei prodotti necessari: Basandosi sui dati di monitoraggio delle scorte e su algoritmi predittivi, l’AI è in grado di generare automaticamente ordini per i prodotti necessari. Questo riduce la necessità di intervento umano e assicura che il magazzino sia sempre ben fornito, evitando sia le carenze di scorte che gli eccessi di inventario.
3. Ottimizzazione della disposizione dei prodotti nel magazzino: L’AI utilizza algoritmi di ottimizzazione per determinare la disposizione ottimale dei prodotti nel magazzino, tenendo conto di fattori come la frequenza di vendita, le dimensioni dei prodotti e i requisiti di accessibilità. Questo aiuta a massimizzare lo spazio disponibile nel magazzino e a ridurre i tempi di ricerca dei prodotti, migliorando l’efficienza delle operazioni di prelievo e spedizione.

Grazie a questa implementazione, otteniamo significativi miglioramenti nelle proprie operazioni:

• Riduzione dei costi di gestione del magazzino: Grazie all’ottimizzazione delle operazioni e alla riduzione degli sprechi, l’azienda ha registrato una riduzione dei costi di gestione del magazzino del 20%. Questo è stato ottenuto attraverso una maggiore efficienza nell’utilizzo delle risorse e una riduzione dei costi operativi associati alla gestione delle scorte.
• Aumento della produttività: L’implementazione dell’AI ha portato anche a un aumento della produttività del 15%. Grazie alla maggiore precisione e tempestività nelle operazioni di gestione del magazzino, l’azienda è stata in grado di gestire un volume maggiore di ordini in meno tempo, migliorando così l’efficienza complessiva delle proprie operazioni logistiche.

Migliore conciliazione vita-lavoro e benessere dei lavoratori:

Lo smart working rappresenta una modalità flessibile di organizzazione del lavoro che offre numerosi vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende. Uno degli aspetti più significativi dello smart working è la maggiore autonomia conferita ai lavoratori, che può avere un impatto positivo sulla loro produttività, soddisfazione lavorativa e benessere complessivo.

L’autonomia si traduce nella possibilità di gestire in modo più flessibile il proprio tempo e le proprie attività lavorative. La possibilità di lavorare da remoto consente ai lavoratori di organizzare la propria giornata in base alle proprie esigenze e preferenze personali, favorendo una maggiore concentrazione e una migliore gestione del tempo. Questa autonomia permette ai lavoratori di adattare le proprie attività lavorative al loro ritmo biologico e alle proprie abitudini, migliorando così la loro efficienza e produttività.

Inoltre, lo smart working favorisce una maggiore conciliazione tra vita privata e lavoro, consentendo ai lavoratori di dedicare più tempo alla propria famiglia, hobby e interessi personali. La possibilità di lavorare da casa elimina la necessità di dover affrontare spostamenti pendolari stressanti e può ridurre i conflitti tra lavoro e vita privata. Questo può portare a una maggiore soddisfazione lavorativa e a un miglioramento del benessere complessivo dei lavoratori.

I dati e i riferimenti empirici supportano l’importanza dell’autonomia nello smart working:

• Un’indagine condotta dal Censis nel 2023 ha rilevato che il 78% dei lavoratori in smart working ha riscontrato un aumento della propria autonomia. Questo dato evidenzia il valore percepito dai lavoratori nella possibilità di gestire in modo autonomo le proprie attività lavorative.
• Secondo lo stesso studio del Censis, il 72% dei lavoratori in smart working ha dichiarato di essere più soddisfatto del proprio lavoro. Questo suggerisce che l’autonomia conferita dallo smart working può influenzare positivamente la soddisfazione lavorativa dei dipendenti.
• Un’indagine condotta da Ipsos nel 2024 ha rilevato che l’85% dei lavoratori in smart working ha riscontrato un miglioramento del proprio equilibrio vita-lavoro. Questo dato conferma che lo smart working può contribuire a ridurre lo stress legato alla conciliazione tra vita privata e lavoro.
• Secondo l’indagine di Ipsos, il 79% dei lavoratori in smart working ha dichiarato di sentirsi più felice. Questo suggerisce che l’autonomia conferita dallo smart working può avere un impatto positivo sul benessere emotivo dei lavoratori, migliorando la loro qualità della vita complessiva.

Abbinamento dell’evoluzione tecnologica e dello smart working

L’abbinamento sinergico dell’Industria 4.0 e dello smart working offre alle aziende un’opportunità senza precedenti per ridurre i costi operativi e mitigare l’impatto ambientale delle proprie attività. Le tecnologie avanzate dell’Industria 4.0, come l’Internet delle cose (IoT), l’intelligenza artificiale (AI) e l’analisi dei dati, consentono di ottimizzare i processi produttivi, migliorare l’efficienza energetica e ridurre gli sprechi. Allo stesso tempo, lo smart working riduce la necessità di spazi fisici e di trasporti per i dipendenti, contribuendo a una riduzione delle emissioni di CO2 e dei costi associati agli edifici aziendali e ai trasporti.

Riduzione dei costi:

L’adozione dell’Industria 4.0 consente alle aziende di ottimizzare i propri processi produttivi e ridurre i costi operativi in vari modi:

• Risparmio sulle materie prime: Le tecnologie dell’Industria 4.0, come i sensori IoT e l’analisi dei dati, consentono alle aziende di monitorare e ottimizzare l’uso delle materie prime durante il processo produttivo. Ciò riduce gli sprechi e i costi associati all’acquisto e alla gestione delle materie prime, contribuendo a una maggiore efficienza e redditività aziendale.
• Risparmio energetico: L’adozione di tecnologie intelligenti e automatizzate consente alle aziende di ridurre i consumi energetici e i costi associati all’energia. Ad esempio, l’uso di sensori IoT e sistemi di controllo automatizzati permette di ottimizzare l’uso dell’energia nei processi produttivi, riducendo gli sprechi e i costi energetici. Un’analisi condotta da Deloitte nel 2022 ha stimato che l’adozione di Industria 4.0 potrebbe portare a un risparmio di costi energetici del 20% entro il 2030.
• Riduzione dei consumi: Grazie alla maggiore efficienza e alla riduzione degli sprechi garantite dall’Industria 4.0, le aziende possono ridurre i consumi di risorse come acqua, materiali e altri input produttivi. Ciò porta a una riduzione dei costi associati all’approvvigionamento e alla gestione delle risorse, contribuendo a una maggiore sostenibilità economica e ambientale.

Impatto ambientale

Lo smart working, combinato con le tecnologie dell’Industria 4.0, può contribuire in modo significativo alla riduzione delle emissioni di CO2 e all’impatto ambientale delle attività aziendali:

• Riduzione delle emissioni di CO2: Lo smart working riduce la necessità di trasporti pendolari per i dipendenti, contribuendo a una riduzione delle emissioni di CO2 associate ai trasporti. Uno studio dell’ENEA ha dimostrato che in Italia questa pratica permette di risparmiare circa 600 kg di CO2 all’anno per lavoratore, riducendo anche le emissioni di altri inquinanti come PM10, PM2,5 e Nox, grazie alla riduzione dei viaggi in auto e trasporti pubblici.
• Riduzione dell’impronta ambientale degli edifici aziendali: Lo smart working riduce la necessità di spazi fisici per i dipendenti, consentendo alle aziende di ridurre l’impronta ambientale degli edifici aziendali. Ciò comporta una riduzione dei consumi energetici, delle emissioni di CO2 e dei costi associati alla manutenzione e gestione degli edifici, contribuendo a una maggiore sostenibilità aziendale.

Le aziende stanno sempre più adottando sistemi di monitoraggio energetico basati su tecnologie avanzate, come l’Internet delle cose (IoT), per migliorare l’efficienza energetica e ridurre i costi operativi. Questi sistemi sono progettati per:

• Monitorare i consumi energetici in tempo reale: Attraverso l’installazione di sensori e dispositivi IoT negli impianti e negli edifici aziendali, il sistema di monitoraggio energetico rileva e registra i consumi energetici in tempo reale. Questo consente all’azienda di monitorare e gestire in modo proattivo i propri consumi energetici, identificando potenziali sprechi e inefficienze.
• Identificare opportunità di miglioramento: Utilizzando l’analisi dei dati raccolti dai sensori IoT, il sistema di monitoraggio energetico identifica le aree di spreco energetico e individua opportunità per migliorare l’efficienza energetica. Questo fornisce all’azienda informazioni dettagliate per prendere decisioni informate e implementare strategie mirate per ridurre i consumi energetici.

Grazie a questa implementazione, le aziende possono ottenere risultati significativi, tra cui:

• Riduzione dei consumi energetici: L’ottimizzazione dei consumi energetici consente alle aziende di ridurre i propri costi energetici complessivi. Anche una modesta riduzione percentuale dei consumi energetici può tradursi in risparmi significativi a lungo termine, migliorando la sostenibilità finanziaria e ambientale dell’azienda.
• Risparmio sui costi energetici: La riduzione dei consumi energetici si traduce direttamente in un risparmio sui costi energetici per l’azienda. Questi risparmi possono essere reinvestiti in altre iniziative aziendali o utilizzati per migliorare la redditività complessiva dell’azienda.

Riduzione dei costi legati agli spazi fisici e agli spostamenti dei lavoratori:

Lo smart working offre alle aziende un’opportunità unica per ridurre i costi associati agli spazi fisici e agli spostamenti dei lavoratori. Grazie alla possibilità di lavorare da remoto, le aziende possono:

• Ridurre i costi degli spazi fisici: L’adozione dello smart working consente alle aziende di ridurre la necessità di spazi fisici tradizionali, come gli uffici aziendali. Questo si traduce in risparmi significativi sui costi di affitto, manutenzione e gestione degli edifici aziendali.
• Ridurre i costi di spostamento dei lavoratori: Lo smart working riduce la necessità di spostamenti pendolari dei dipendenti, consentendo loro di lavorare da remoto. Questo si traduce in risparmi sui costi di trasporto e viaggi, come carburante, pedaggi autostradali e trasporti pubblici.

Gli studi e le ricerche confermano i vantaggi finanziari e operativi dello smart working, inclusi:

• Risparmi sui costi degli spazi fisici: Un’indagine condotta da Gartner ha rilevato che le aziende che hanno adottato lo smart working possono risparmiare fino al 30% sui costi degli spazi fisici.
• Riduzione dei costi di spostamento dei lavoratori: Uno studio del Global Workplace Analytics ha evidenziato che lo smart working può ridurre i costi di spostamento dei lavoratori fino al 20%.

In sintesi, l’implementazione di sistemi avanzati di monitoraggio energetico e l’adozione dello smart working offrono alle aziende importanti opportunità per ridurre i costi operativi, migliorare l’efficienza e promuovere la sostenibilità finanziaria e ambientale.

Le aziende stanno sempre più adottando modelli di lavoro green e sostenibili, integrando pratiche come l’Industria 4.0 e lo smart working nelle loro operazioni quotidiane. Questi modelli consentono alle aziende di:

• Ridurre il proprio impatto ambientale: L’adozione di pratiche aziendali sostenibili, come l’utilizzo di tecnologie a basso impatto ambientale e la promozione di modalità di lavoro eco-friendly, consente alle aziende di ridurre il loro impatto ambientale complessivo. Questo include la riduzione delle emissioni di carbonio, il risparmio di risorse naturali e la protezione degli ecosistemi.
• Migliorare la propria reputazione: Le aziende che si impegnano per la sostenibilità e la responsabilità sociale spesso godono di una migliore reputazione presso i consumatori, gli investitori e altre parti interessate. Questo si traduce in un maggiore apprezzamento del marchio, una fiducia più elevata da parte dei clienti e una migliore attrattiva per i talenti.

Dati e riferimenti:

• Una ricerca di Cone Communications ha rilevato che l’87% dei consumatori è più propenso ad acquistare un prodotto con un beneficio sociale. Questo evidenzia l’importanza crescente della sostenibilità come fattore decisionale per i consumatori.
• Secondo uno studio del Reputation Institute, le aziende con una forte reputazione di sostenibilità hanno un valore azionario superiore del 15%. Questo dimostra il legame diretto tra sostenibilità aziendale e performance finanziaria.

Smart working: un accordo individuale

Precisiamo che il ritorno al regime ordinario regolato dalla legge n. 81/2017, a partire dal 1° aprile 2024 ripresenta i paletti per lo smart working. Tra le disposizioni, l’imprenditore deve stipulare un accordo individuale con ciascun dipendente, differenziando lo smart working dai diritti del lavoratore come durante la pandemia, riportandolo ad una modalità di esecuzione della prestazione.

Durante l’emergenza Covid, molte aziende hanno disciplinato lo smart working tramite contratti collettivi, consentendo modifiche anche senza comunicazione al ministero del Lavoro per accordi a tempo indeterminato. Le priorità per lo smart working riguardano, secondo la legge 81/2017, i lavoratori con figli fino a dodici anni o con figli disabili, e i dipendenti anziani, secondo il Decreto Anziani del 2024. Tuttavia, rientrare in queste categorie non garantisce automaticamente lo smart working, a meno che l’azienda non lo preveda.

Nonostante un calo post-pandemia, nel 2023 i lavoratori da remoto in Italia sono aumentati rispetto al periodo pre-Covid, attestandosi a 3,585 milioni, con previsioni di crescita nel 2024 a 3,65 milioni, come indicato dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano.

Nel contesto dello smart working, è essenziale considerare la responsabilità della gestione dei dati e del raggiungimento degli obiettivi da parte del dipendente. Ciò implica un’adeguata sicurezza informatica e la trasparenza nelle operazioni, al fine di garantire la tutela dei dati aziendali e il mantenimento degli standard di produttività.

D’altro canto è compito dell’azienda fornire quanto necessario per una postazione di lavoro idonea al dipendente in smart working, inclusi strumenti tecnologici adeguati, connettività affidabile e supporto tecnico. Questo è fondamentale per consentire ai lavoratori di svolgere le proprie mansioni in modo efficiente e confortevole.

Alla luce dei cambiamenti normativi e delle sfide e opportunità emerse dall’esperienza dello smart working, è importante riflettere sull’evoluzione del lavoro e valutare l’opportunità di un’analisi approfondita in termini di tempi, risorse e ritorno sugli investimenti. L’adozione di pratiche di lavoro agile può portare a benefici significativi sia per le aziende che per i lavoratori, ma richiede un impegno condiviso per garantire una transizione efficace e sostenibile verso il futuro del lavoro.

Rimando ad un successivo articolo l’individuazione di un processo aziendale per condurre un’analisi dettagliata dei costi e dei benefici derivanti dall’implementazione dello smart working. Questa valutazione dovrà considerare i costi iniziali legati alla preparazione e all’implementazione della transizione, come investimenti in tecnologia e formazione del personale, nonché i costi operativi continui e le potenziali economie derivanti dalla riduzione degli spazi fisici e dei costi energetici. Inoltre, dovrà essere valutato il potenziale impatto sui risultati aziendali, inclusi miglioramenti nella produttività, nell’efficienza operativa, nella soddisfazione dei dipendenti e nella competitività sul mercato Valutazione che fornire una base solida per prendere decisioni consapevoli per ottimizzare i benefici della trasformazione verso un’azienda sostenibile in con l’ambiente ed il  mondo del lavoro.

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Articolo di Antonio Donnarumma

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