I 10 passi per adottare decisioni informate e massimizzare i benefici della transizione verso lo smart working – 1

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Nel mio precedente articolo intitolato “Rivoluzione Digitale e Smart Working: Verso una Nuova Era di Efficienza e Sostenibilità nel Lavoro”, ho condiviso la mia visione su come lo Smart Working, associato alle evoluzioni tecnologiche dei paradigmi 4.0 e 5.0, possa apportare significativi benefici alle aziende, ai lavoratori e, non da ultimo, al rapporto tra l’umanità e l’ambiente.

In questa nuova occasione, desidero presentare una serie di 10 passaggi che possono guidare un’azienda nell’effettuare un’analisi dettagliata relativa alla progettazione o riprogettazione della propria organizzazione, mirata a condurre un esame approfondito dei costi e dei benefici derivanti dall’implementazione della trasformazione. Quest’analisi fornirà una solida base per adottare decisioni informate e massimizzare i benefici della transizione verso lo smart working.

Primo passo: comporre un Team multidisciplinare

Il primo passo fondamentale è comporre un Team multidisciplinare che comprenda i rappresentanti di tutte le aree aziendali coinvolte, dalle risorse umane alle tecnologie e sicurezza informatica, dalla amministrazione alla gestione degli spazi fisici dove, ogni membro, deve apportare competenze specifiche e conoscenze rilevanti per garantire una visione completa dei processi di produzione interessati alla transizione identificando anche i potenziali rischi che potrebbero sorgere e la relativa gestione. Designare un responsabile per monitorare e affrontare le problematiche emergenti è una strategia utile per limitare gli imprevisti.

Nell’organizzazione del Team è necessario definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun membro. La suddivisione del lavoro assicura un’efficace gestione delle attività e un avanzamento senza intoppi verso l’obiettivo prefissato.

L’implementazione di strumenti di gestione del progetto e la creazione di un piano ben strutturato con milestone chiave, sono essenziali per mantenere il processo di analisi sotto controllo. Pertanto, diventa essenziale una comunicazione interna al Team efficace per assicurare un flusso costante di informazioni tra i membri. L’utilizzo di strumenti digitali e la programmazione di incontri regolari favoriscono la condivisione di aggiornamenti e la risoluzione tempestiva di eventuali problemi. Nel processo di valutazione dell’implementazione delle tecnologie 4.0 e 5.0 abbinato allo smart working, il Team deve adottare un approccio innovativo focalizzato sul “peso delle risorse”’. Invece di concentrarci esclusivamente sui costi monetari diretti, esamineremo attentamente il peso delle risorse umane, materiali e temporali impiegate in ciascuna fase del processo. Questo approccio ci consentirà di valutare in modo più completo e accurato l’impatto e i benefici derivanti dalla transizione verso un modello di lavoro più flessibile e tecnologicamente avanzato. Ora, esploriamo insieme i dettagli di questa analisi approfondita.

Risorse Utili:

• Come ottenere il massimo dai team multidisciplinari: 9 strategie da applicare
• Industria 5.0: Cos’è e come impatterà le aziende

Secondo passo: processo di valutazione

1. Analisi delle attività aziendali: Valutare la distribuzione attuale delle risorse umane e materiali per identificare per ogni singolo processo aziendale, le attività che richiedono una presenza fisica e quelle che possono essere svolte in modalità remota e in quale percentuale. Esaminare la capacità attuale delle infrastrutture tecnologiche dell’azienda per verificarne la possibilità di una eventuale integrazione co le tecnologie 4.0 e 5.0 e lo smart working.
2. Identificazione delle tecnologie 4.0 e 5.0: Individuare le tecnologie più rilevanti per ottimizzare l’utilizzo delle risorse aziendali, valutando la loro idoneità alle esigenze specifiche dell’azienda.
3. Studio dei modelli di smart working: il team deve esaminare le diverse modalità di smart working in relazione alle esigenze specifiche di ciascun processo aziendale. La disamina deve basarsi sulla valutazione della percentuale di attività che richiede una presenza fisica e l’assegnazione delle modalità di smart working più appropriate in base a questa necessità. Ad esempio, per processi con una bassa percentuale di attività in presenza, potrebbe essere adottato il lavoro da remoto a tempo pieno. Per processi che richiedono una presenza fisica più frequente, potrebbe essere preferibile un approccio ibrido, che permetta ai dipendenti di alternare il lavoro da remoto con giornate in ufficio. Il team deve valutare attentamente ciascuna modalità di smart working e assegnarla in base alle esigenze specifiche di ogni processo aziendale, garantendo al contempo il raggiungimento degli obiettivi e delle scadenze.
4. Analisi dei rischi e delle opportunità: Identificare i potenziali rischi e le opportunità legati all’adozione delle nuove tecnologie e dello smart working in termini di utilizzo delle risorse aziendali.
5. Impatti
6. organizzativi: analizzare l’impatto e implicazioni dell’adozione delle tecnologie 4.0 e 5.0 e dello smart working sull’organizzazione aziendale in termini di utilizzo delle risorse umane e materiali.
7. sulle risorse umane: esaminare l’impatto dell’adozione delle nuove tecnologie sulle risorse umane dell’azienda e valutare le risorse necessarie per garantire una transizione fluida e una gestione efficace del cambiamento per i dipendenti.

Risorse Utili:

• Sito web del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: https://www.lavoro.gov.it/
• Osservatorio Smart Working: https://www.osservatori.net/it/ricerche/osservatori-attivi/smart-working
• Guida ILO sul lavoro agile: https://news.un.org/en/story/2023/01/1132202

Terzo passo: valutazione delle infrastrutture

Il team con un’analisi dettagliata delle risorse tecnologiche dell’azienda già presenti in azienda, compresi software, hardware e infrastrutture di rete, deve valutare la loro capacità di supportare lo smart working. Questo deve includere una valutazione del bilancio energetico complessivo dell’azienda, concentrandosi sulla variazione dell’uso di energia legata alla climatizzazione, all’illuminazione e ai dispositivi elettronici nei locali aziendali ridotti o non più utilizzati.

Inoltre, deve essere esaminato il potenziale risparmio energetico derivante dall’ottimizzazione dell’uso delle risorse tecnologiche e dalla transizione verso un ambiente di lavoro più digitale ed efficiente dal punto di vista energetico.

Infine, analizzerà i volumi e i servizi associati agli spazi fisici non più necessari, esaminando il loro impatto sul bilancio energetico complessivo dell’azienda. Sarà valutata l’opportunità di riutilizzare gli spazi per altre attività aziendali o di dismissione degli stessi per ridurre i costi operativi e migliorare l’efficienza energetica complessiva dell’organizzazione.

Risorse Utili:

• Agenzia per l’energia elettrica e le reti gas (ARERA): https://www.arera.it/
• ENEA – Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l’energia e lo sviluppo economico sostenibile: https://www.enea.it/it/
• Osservatorio Smart Working: https://www.osservatori.net/it/ricerche/osservatori-attivi/smart-working

Quarto passo: definizione dei criteri di eleggibilità per lo smart working

Il quarto passo richiede la definizione dei criteri di eleggibilità per lo smart working: l’istituzione di criteri chiari e trasparenti per determinare quali ruoli sono idonei per lavorare in modalità smart working. Il team sarà incaricato di sviluppare questi criteri tenendo conto di diversi fattori:

• Natura del lavoro: deve essere considerata la natura delle mansioni svolte per ciascun ruolo. Attività che richiedono una stretta collaborazione o la presenza fisica potrebbero essere meno adatte allo smart working. Mentre compiti più autonomi e basati su risultati potrebbero essere idonei. Per questa fase è necessario tener conto dello studio dei modelli di smart working.
• Disponibilità delle risorse tecniche e di strumenti per svolgere efficacemente il lavoro in modalità remota. Questo include l’accesso a una connessione internet affidabile, software e strumenti di comunicazione digitale, nonché dispositivi adeguati a svolgere le mansioni.

Risorse Utili:

• Linee guida del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali sullo smart working: https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default
• Osservatorio Smart Working: https://www.osservatori.net/it/ricerche/osservatori-attivi/smart-working

Prima di proseguire considerando che alcuni dipendenti lavoreranno in modalità smart working, è importante che il Team verifichi i diversi aspetti che garantiscano la sicurezza dei dati e dei sistemi aziendali.

Questi sono i punti focali che il Team dovrà analizzare:

1. Valutazione delle vulnerabilità dei sistemi
2. Implementazione di misure di sicurezza
3. Formazione del personale
4. Controllo degli accessi
5. Monitoraggio delle attività
6. Backup e ripristino dei dati
7. Aggiornamenti e patch di sicurezza
8. Politiche di utilizzo dei dispositivi personali

Quinto passo: valutazione delle misure di sicurezza e Cyber Security

Quinto passo: “Valutazione delle misure di sicurezza e Cyber Security”, possiamo suddividerlo in tre sottosezioni. Ognuna dedicata: Impianti Aziendali, Linea di Collegamento tra Postazioni Esterne e Impianti Interni, e Postazioni Esterne.

Per ampliare il passo sulla “Valutazione delle misure di sicurezza e Cyber Security”, possiamo suddividerlo in tre sotto-sezioni. Ognuna dedicata a una delle sezioni che abbiamo definito in precedenza: Impianti Aziendali, Linea di Collegamento tra Postazioni Esterne e Impianti Interni, e Postazioni Esterne. Ecco come potremmo strutturare la sezione:

Valutazione delle misure di sicurezza e Cyber Security:

1. Impianti Aziendali:
2. Valutazione delle Vulnerabilità dei Sistemi Interni: valutazione delle vulnerabilità dei sistemi interni dell’azienda, identificando potenziali punti deboli che potrebbero essere esposti durante il lavoro remoto.
3. Implementazione di Misure di Sicurezza Interna: verificare quali misure di sicurezza informatica dovranno essere implementate per proteggere i dati aziendali sensibili e garantire la sicurezza dei sistemi interni, tenendo conto del lavoro remoto.
4. Controllo degli Accessi Interni: verifica del livello di controllo degli accessi ai dati e ai sistemi aziendali all’interno dell’azienda, per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere alle risorse aziendali.
5. Monitoraggio delle Attività Interne: se necessaria implementazione di sistemi per monitorare le attività svolte internamente, al fine di rilevare eventuali comportamenti anomali o accessi non autorizzati.
6. Backup e Ripristino dei Dati Interni: revisione della gestione dei backup dei dati aziendali interni e quali procedure verranno messe in atto per il ripristino in caso di perdita o danneggiamento dei dati.
7. Linea di Collegamento tra Postazioni Esterne e Impianti Interni:
8. Sicurezza della Connessione Remota: verificare la necessità di implementare le misure adottate per garantire la sicurezza della connessione remota tra le postazioni esterne dei dipendenti e gli impianti interni dell’azienda, evitando potenziali minacce esterne.
9. Gestione dei Dispositivi di Connessione: stabilire la gestione dei dispositivi di connessione utilizzati dai dipendenti per accedere ai sistemi aziendali in remoto, assicurandosi che siano conformi alle politiche di sicurezza aziendali.
10. Postazioni Esterne:
11. Sicurezza delle Postazioni Esterne: Verificar delle misure che saranno adottate per garantire la sicurezza delle postazioni esterne dei dipendenti, inclusa l’installazione di software antivirus, firewall e l’aggiornamento regolare dei sistemi operativi.
12. Politiche di Utilizzo dei Dispositivi Personali: definire politiche chiare sull’utilizzo dei dispositivi personali per il lavoro remoto e come verranno gestiti i potenziali rischi legati a questi dispositivi quando utilizzati al di fuori dell’ambiente aziendale.
13. Formazione dei Dipendenti sulle Pratiche di Sicurezza: preparazione di corsi di formazione ai dipendenti sulle pratiche di sicurezza informatica da seguire durante il lavoro in remoto, al fine di sensibilizzarli sui rischi e prevenire violazioni della sicurezza.

Guide Generiche:

• Agenzia per l’Italia Digitale – Linee guida per la sicurezza informatica nelle Pubbliche Amministrazioni
• Osservatorio Smart Working – Guida allo smart working sicuro
• Osservatorio Cybersecurity
• CybersecItalia

I passi finora presentati, hanno focalizzato la “rivisitazione” dell’Azienda dei processi puntando essenzialmente ai benefici derivanti dall’implementazione dello smart working e delle tecnologie digitali. Nel prossimo articolo dovremo attivare il percorso per condividere la trasformazione con il personale, pilastro di ogni azienda indipendentemente dal ruolo svolto che contribuiscono al successo e alla crescita.

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Articolo di Antonio Donnarumma

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